Tyto zásady popisují, jak zpracovávám osobní údaje klientů své psychoterapeutické praxe a návštěvníků webu www.kubienova.cz. Jde o informace podle čl. 13 a 14 Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Mgr. Jolana Kubieńová
Místo podnikání: Brixovy Dvory 194, 384 51 Volary
IČO: 10943471
E-mail: info@kubienova.cz
Telefon: +420 797 757 769
Web: www.kubienova.cz

(dále jen „Správce“)

Správce zpracovává osobní údaje v souladu s GDPR a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Pro přístup k cookies se Správce řídí také zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

V rámci poskytování psychoterapeutických služeb dochází ke zpracování osobních údajů včetně zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR, zejména údajů o zdraví. Tyto údaje vyžadují zvýšenou míru ochrany a Správce s nimi podle toho zachází.

2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává zejména tyto kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefon.

• Údaje související s poskytováním služby: rezervace a termíny setkání, historie setkání, vzájemná komunikace.

• Zvláštní kategorie údajů: údaje o fyzickém a psychickém zdraví, informace sdílené v rámci terapeutického procesu, osobní a životní okolnosti.

• Ekonomické a fakturační údaje: údaje potřebné k vystavení dokladu a evidenci plateb.

• Údaje z kontaktního formuláře: jméno, e-mail a obsah zprávy.

• Údaje o návštěvě webu: technické údaje (např. IP adresa, typ prohlížeče a zařízení) a se souhlasem návštěvníka také údaje o pohybu po webu (kliknutí, posouvání stránky, navštívené stránky).

3. Účely a právní základy zpracování

Výslovný souhlas se zpracováním údajů o zdraví uděluje klient na začátku spolupráce. Nahrávání setkání je možné jen na základě samostatného výslovného souhlasu klienta; podrobnosti nakládání s nahrávkou si Správce a klient předem dohodnou.

4. Web, kontaktní formulář, rezervace a cookies

Kontaktní formulář. Pokud Správci pošlete zprávu přes formulář na webu, zpracovává vaše jméno, e-mail a obsah zprávy, aby vám mohl odpovědět. Zpráva se doručí e-mailem a uloží se také v administraci webu. Do formuláře prosím nepište podrobnosti o svém zdravotním stavu; ty je vhodnější sdílet až na setkání.

Rezervace termínů. K objednání termínu slouží rezervační systém Calendly. Při rezervaci zadáváte své jméno, e-mail a případné další údaje, které formulář rezervace vyžaduje. Calendly vám také zasílá potvrzení a připomínku termínu.

Cookies. Web používá cookies, tedy malé soubory ukládané ve vašem prohlížeči. Rozlišujeme dvě skupiny:

• Nezbytné cookies zajišťují základní fungování webu a pamatují si vaši volbu v cookie liště. K nim souhlas nepotřebujeme.

• Statistické cookies používá nástroj Microsoft Clarity. Ukazuje, jak návštěvníci web používají (kam klikají, jak daleko stránku posouvají, kde web opouštějí), aby ho Správce mohl zlepšovat. Spouští se pouze s vaším souhlasem. Text zadaný do formulářů je v záznamech skrytý a Správce výsledky nepoužívá k identifikaci konkrétních osob.

Svůj souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat přes odkaz „Spravovat souhlas“ na webu nebo na stránce Zásady cookies, kde najdete i podrobný seznam používaných cookies. Pokud váš prohlížeč vysílá signál Global Privacy Control nebo Do Not Track, bere ho Správce jako odmítnutí statistických cookies.

5. Doba uchovávání údajů

Osobní údaje Správce uchovává jen po dobu nezbytnou ke splnění účelu zpracování:

• Údaje související s terapií: (např. zápisy z terapií) 5 let od ukončení spolupráce.

• Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy, minimálně 3 roky.

• Zprávy z kontaktního formuláře a e-mailová komunikace s návštěvníky, kteří se nestali klienty: nejdéle 1 rok od poslední komunikace.

• Údaje o rezervacích: po dobu spolupráce; u nerealizovaných rezervací nejdéle 1 rok.

• Údaje ze statistických cookies: po dobu uchovávání v nástroji Microsoft Clarity (záznamy zpravidla 30 dní, souhrnné statistiky déle), nejdéle do odvolání souhlasu.

Po uplynutí těchto lhůt Správce údaje vymaže nebo anonymizuje.

6. Příjemci a zpracovatelé

Správce zpřístupňuje osobní údaje jen důvěryhodným zpracovatelům, a to v rozsahu nezbytném ke splnění účelu. Zpracovatelé poskytují přiměřené záruky ochrany údajů a zpracovávají je pouze podle pokynů Správce. Se zpracovateli má Správce uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů.

Správce využívá zejména:

• Rezervační systém: Calendly LLC (USA).

• Analýza návštěvnosti webu: Microsoft Clarity, Microsoft Corporation (USA), pouze se souhlasem návštěvníka.

• Hosting webu: Wedos (ČR).

• E-mailová komunikace: Wedos (ČR).

• Platforma pro online setkání: Whereby (Norsko).

• Fakturační a účetní software: Fakturovač (ČR).

• Cloudové úložiště a zálohování dat: Google Drive (LLC USA).

Aktuální seznam zpracovatelů Správce na vyžádání sdělí.

Předávání mimo EU. Někteří zpracovatelé sídlí v USA, takže může docházet k předání údajů mimo EU/EHP. Správce v takovém případě zajišťuje přiměřené záruky ochrany, zejména certifikaci příjemce v rámci EU–US Data Privacy Framework nebo standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

7. Práva subjektu údajů

Máte právo:

• na přístup ke svým osobním údajům,

• na opravu nepřesných údajů,

• na výmaz údajů, jsou-li splněny podmínky,

• na omezení zpracování,

• na přenositelnost údajů,

• vznést námitku proti zpracování.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete ho kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zpracování provedené před ním.

Pokud je zpracování založeno na oprávněném zájmu Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), můžete proti němu vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Správce pak zpracování ukončí, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy.

Na vaši žádost Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

8. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí osobních údajů je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy o poskytování psychoterapeutických služeb a pro splnění právních povinností Správce. Bez nich není možné služby řádně poskytnout. Souhlas se statistickými cookies je dobrovolný a web funguje i bez něj.

9. Automatizované rozhodování a profilování

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

10. Zabezpečení zpracování

Správce přijal přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo poškozením. Patří mezi ně řízení přístupů, zabezpečení IT systémů a pravidelné zálohování.

11. Mlčenlivost a její výjimky

Informace získané v rámci terapeutického vztahu podléhají povinnosti mlčenlivosti. Tato povinnost se neuplatňuje v případech, kdy:

• existuje zákonná povinnost oznámit nebo překazit trestný čin podle příslušných právních předpisů,

• má terapeut důvodné podezření, že klient připravuje nebo páchá trestný čin,

• má terapeut důvodné podezření, že klient může vážně ohrozit sebe nebo jinou osobu,

• je nutné jednat na ochranu života, zdraví nebo bezpečnosti klienta či třetích osob,

• klient udělil výslovný souhlas se zpřístupněním údajů.

V těchto případech je Správce oprávněn zpřístupnit nezbytné informace příslušným orgánům nebo osobám, a to jen v rozsahu potřebném ke splnění této povinnosti.

12. Kontakt a změny zásad

S dotazy ke zpracování osobních údajů a s uplatňováním svých práv se můžete obrátit na Správce e-mailem na info@kubienova.cz.

Správce může tyto zásady změnit, pokud dojde ke změně jeho služeb, používaných nástrojů nebo právní úpravy. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu www.kubienova.cz.

Tyto zásady jsou účinné ode dne 8.10.2026.

Mgr. Jolana Kubieńová